• De zorgaanbieder stuurt een JW323 met de gemeentecode van de verantwoordelijke gemeente met daarin de declaratie en de gemeente stuurt een JW325 retour.
• De jeugdhulpaanbieder verstuurt maandelijkse een declaratie op basis van de ingezette zorg tegen het geldende tarief.
• Bij een toewijzing in Segment 4 is de toewijzing in uren, maar de declaratie is in minuten
• De gemeente Tilburg verwerkt vanuit de gastheerrol alle declaraties voor de gehele regio Hart van Brabant.

Het declareren van jeugdhulp loopt via het landelijk berichtenverkeer middels een JW323 bericht. Lees meer over het berichtenverkeer in Stap 7 >. Een jeugdhulpaanbieder declareert maandelijks, uiterlijk op de laatste dag van de opvolgende maand waarop de declaratie betrekking heeft. Na een controle op de declaraties worden goedgekeurde declaraties binnen 30 dagen uitbetaald.

De jeugdhulpaanbieder dient de declaratie in bij de gemeente die ook de toewijzing heeft verzonden. Per gemeente moet de aanbieder een aparte declaratie verzenden. Het is wel mogelijk om de jeugdhulp voor meerdere jeugdigen in één bericht te declareren.

De gastheergemeente Tilburg zorgt voor de verwerking en betaling van alle declaratieberichten die naar de verschillende regiogemeenten binnen de regio Hart van Brabant gestuurd zijn. De meest actuele producten en tarieven zijn te vinden op de Wegwijzer Jeugd. Vrijwel alle producten worden maandelijks achteraf gedeclareerd op basis van werkelijk verbruik

Een uitzonderingen hierop zijn toewijzingen in Segment 1, Segment 5, Beschermd Wonen, ADHD+ en Jeugdzorgplus. Hierover zijn afwijkende declaratieafspraken die niet lopen via het berichtenverkeer. De informatie op deze pagina is vooral geschreven voor alle andere toewijzingen.

Zie ook het administratie- en declaratieprotocol voor meer informatie.  Vragen over declaraties voor de regio Hart van Brabant? Stuur een email naar berichtenverkeer@tilburg.nl.

Anders dan bij declaraties in Segment 2 en 3, waarbij de eenheid van de toewijzing ook wordt gebruikt voor de declaratie, wordt er bij Segment 4 toegekend in uren. Echter moet er gedeclareerd worden in minuten. Voor toewijzingen in uren die in minuten gedeclareerd moeten worden gelden bepaalde afrondingsregels. Deze zijn vastgelegd in IV081 vanaf het berichtenverkeer 3.1. Deze regel houdt in dat een aanbieder aan het einde van een declaratieperiode moet afronden en niet tussentijds per minuut. Zie voor meer informatie het Informatiemodel iStandaarden.

Declaratie Segment 1, Segment 5 en beschermd wonen
Dit is een taakgerichte financiering waarbij er afspraken gemaakt zijn met de gecontracteerde aanbieder.

Declaratie ADHD+
De declaratie van ADHD+ trajecten loopt vanaf 2023 buiten het berichtenverkeer. Dit is volgens de afspraken die gemaakt zijn met de gecontracteerde ziekenhuizen

Declaratie Jeugdzorgplus
Jeugdzorgplus verblijven worden bovenregionaal afgerekend via Landsdeels Zuid met de gecontracteerde jeugdzorgplus aanbieders.

Declaratie zonder BSN
De basis van het berichtenverkeer is een AGB van de zorgaanbieder en een BSN van de jeugdige. Het komt voor dat een jeugdige zonder BSN jeugdhulp nodig heeft. De toewijzing wordt dan buiten het berichtenverkeer om geregeld via de lokale backoffice. Na een bevestiging van de toewijzing moet de zorgaanbieder het landelijke declaratieformulier invullen en opsturen naar  berichtenverkeer@tilburg.nl. Open het Declaratieformulier voor jeugdigen zonder BSN >

Voorkom dat je declaraties worden afgewezen en de betaling vertraging oploopt. Gebruik onderstaande tips om in één keer goed te declareren. De regio HvB werkt met een finale datum om te komen tot een goedgekeurde declaratie. Declaraties over het voorgaande boekjaar ingediend ná 1 maart worden niet meer in behandeling genomen en afgekeurd. Eerder afgekeurde en opnieuw herstelde declaraties dienen uiterlijk 15 maart te zijn ingediend en goedgekeurd.

1. Algemene informatie en voorlooprecord
   • Geef elke declaratie een uniek factuurnummer ook bij een credit declaratie.
   • Een iJW323 declaratie wordt per regiogemeente ingediend. Alleen klanten die volgens het woonplaatsbeginsel onder dezelfde gemeente vallen kunnen op één iJW325 declaratie ingediend worden.
   • Vul de gehele maand in waarover je een declaratiebericht stuurt.
   • Gebruik de juiste AGB-code. Het iJW301 bericht wordt verzonden naar de AGB code zoals contractueel vastgelegd in de raamovereenkomst. Voor aanpassing van de AGB code kun je contact opnemen met inkoopjeugdhvb@tilburg.nl.
   • De gemeente beantwoordt de iJW323 met het Retourbericht declaratie iJW325. In de iJW325 lees je onder andere het goedgekeurde bedrag en de oorzaak van afgekeurde declaratieregels.
   • Declareer niet meer dan is toegekend in de iJW301. Bij een wijziging van de toewijzing kan het voorkomen dat er een deel gecrediteerd moet worden.
2. Cliëntgegevens
   • Vul hier de goede gegevens in van de jeugdige. BSN, geboortedatum, geslacht, voorletter, voorvoegsel, achternaam, gemeente.
3. Declaratie en prestatie
   • Het Toewijzingsnummer is te vinden in het iJW301 Toewijzingsbericht dat verzonden wordt na het afgeven van een beschikking. Neem dit nummer letterlijk over.
   • Gebruik in je declaratie de tweecijferige productcategorie die toegewezen is via een iJW301. De productcategorie is dus gelijk aan het iJW301 Toekenningsbericht.
   • Gebruik de productcode zoals genoemd in het iJW301 Toekenningsbericht.
   • Vul de goede begin- en einddatum in van de daadwerkelijk geleverde zorg.  De begin- en einddatum moeten altijd binnen de data van de afgegeven Toewijzing jeugdhulp vallen. Deze data zijn terug te vinden in het iJW301 Toewijzingsbericht.
   • De eerste keer dat je declareert begint deze periode met de begindatum.
   • De laatste keer dat je declareert is de datum einde zorg. Het is dan wel van belang dat de stopdatum overeenkomt met de einddatum.
   • De tussenliggende declaraties vul je de volledige periode in (maand). Dus begindatum is de eerste dag van de maand en de einddatum is de laatste dag van de maand.
   • De begindatum kan niet voor de begindatum van het voorlooprecord / algemene informatie liggen.
   • De einddatum kan niet voorbij de einddatum van het voorlooprecord / algemene informatie liggen.
   • De eenheid in de declaratie is gelijk aan de eenheid in de toewijzing. Voor segment 4 is hiervoor een afwijkende werkwijze.
   • Vul het juiste tarief in.
4.  Crediteren
   • • Bij het crediteren van een iJW323 declaratie is het belangrijk dat je de originele gegevens uit de originele iJW323 (debet)declaratie overneemt. Deze gegevens moeten één op één met elkaar matchen. In de creditnota zet je alleen een nieuw, uniek factuurnummer. Het referentienummer dat je moet vullen bij een credit declaratie kun je vinden in je originele debet declaratie.
     • Het crediteren van een iJW303 is niet meer mogelijk via het berichtenverkeer en hiervoor dient de aanbieder een papieren creditfactuur op te maken en te sturen naar berichtenverkeer@tilburg.nl